Van bidbook tot succesvol congres

Het Maastricht Convention Bureau (MCB)vroeg Theater A la Carte om op een ludieke, maar duidelijke manier, het belang van site visits onder de aandacht te brengen van haar leden.

Bij het organiseren van een groot congres komt heel wat kijken. Het MCB schrijft een uitgebreid bidbook voor potentiële opdrachtgevers, waarin duidelijk wordt omschreven wat Maastricht allemaal te bieden heeft op het gebied van locaties, horeca, overnachting en vervoer. Ook andere steden maken zo’n bidbook. Om de uiteindelijke keuze te kunnen maken volgt vaak een site visit. De klant komt kijken of het allemaal wel klopt wat zo mooi beschreven stond. Tijdens deze site visit is het dan ook van het grootste belang dat iedereen zich van zijn beste kant laat zien. Maar hoe doe je dat? Waar let zo’n potentiële klant op? Waarop kan het fout gaan? En hoe werk je, als organisaties binnen Maastricht, zo optimaal mogelijk samen om de site visit tot een succes te maken?

Twee acteurs speelden de potentiële klant, de begeleider vanuit het MCB én alle personages die de potentiële klant op zo’n dag tegen kan komen. En lieten daarin zien waarop het allemaal fout kan gaan. Ook leidden zij het gesprek tussen de zaal en een panel van het MCB. Met als doel de site visits in de toekomst nog beter te laten verlopen.

Foto’s: Anne Lefevre